Administra tu tiempo en la oficina!

Hoy un par de semanas después de haber lanzado nuestro primer programa de radio “Tikber, Negocios y Talento”, quiero hacer hincapié en uno de los temas que hemos tratado en él y que ya había tocado en el blog anteriormente. Se trata de la gestión del tiempo, sólo que esta vez lo enfocaré en la oficina.

Como ya lo había mencionado antes, el tiempo es nuestro recurso más valioso, lamentablemente no podemos guardarlo, prestarlo, comprarlo o algo por el estilo, lo único que sí podemos hacer es administrarlo correctamente tanto en nuestra vida diaria como en la oficina. Toda empresa se encuentra en una constante carrera diaria por terminar nuevos proyectos, llegar a nuevos mercados y mejorar su rentabilidad al final de cuentas, pero ¿cómo le afecta el tiempo a una empresa? pues bien es simple y aquí entra el viejo dicho de que “el tiempo es oro”. Las empresas utilizan el tiempo como una medida para calcular la eficiencia, por ejemplo, cuando una persona realiza una determinada actividad, entre menos tiempo le tome hacer la misma cosa entonces será más eficiente; esto significaría que podría hacer más cosas durante el día generando un claro beneficio para la empresa. Simple y sencillo.

Pero ¿cuáles son las cosas que terminan por llevar tu eficiencia en el trabajo a niveles cuestionables? Veamos…

Uno de los grandes problemas y que también es uno de los más comunes, es el que los jefes terminan acaparando todas las actividades porque piensan que nadie las puede hacer mejor que ellos mismos. Craso error, debes aprender a ¡delegar funciones y tareas a los demás! Una forma de hacer más en menos tiempo es asignando tareas a terceras personas. La clave para delegar consiste en evaluar y asignar alguna actividad a alguien de tu equipo en caso de que éste pueda hacerla más rápido, más fácil o mejor que nosotros, hay que sincerarnos con nosotros mismos y poner el objetivo por delante del ego. En caso de que no tengas a alguien directamente a tu cargo, entonces lo recomendable es que consideres delegar las tareas a una persona de confianza o a un proveedor, aceptarán gustosos si perciben que te están ayudando pues se fortalecerán los lazos con tu empresa. No temas asignar tareas pues si alguien es bueno en ellas no te dirá que no, es más, te agradecerá por la confianza, así como tú también debes agradecerle apropiadamente por su apoyo.

Pero no sólo es importante que delegues, sino que también gestiones como jefe las tareas que te toca hacer a ti, de lo contrario, no servirá de nada que tu equipo se esfuerce por hacer todo rápido y en el tiempo requerido cuando todo se va a quedar estancado en tu puesto por un buen par de días. Asígnale prioridad a tus tareas y organízate. No es cosa de otro mundo o de aprender a utilizar un programador profesional de tareas, puedes hacerlo con un simple calendario, comprar una agenda o en un cuaderno común. Siéntate por unos minutos a escribir todos tus pendientes y una vez que termines de hacer esta lista, empieza a asignarles prioridad determinando cuáles son los elementos más importantes y márcalos de alguna forma que resalten sobre todos los demás. Si la lista te resulta muy grande, puedes optar por delegar lo que no es prioritario o separarlo para hacerlo quizá en un día de bajo movimiento.

Si te das cuenta todos se van relacionando. Una vez que tengas establecido tu cronograma semanal de trabajo y lo estés ejecutando deberás ir haciendo algunos ajustes durante el camino, esto significa que van a haber cosas que no logres hacer en el día por algún imprevisto y para lo que debes planear y ajustar el día siguiente constantemente. Todos los expertos en administración del tiempo recomiendan planificar desde el día anterior las actividades del día siguiente. Toma los últimos 10 ó 20 minutos de cada día para repasar tu lista de pendientes y determinar qué es lo que tienes que concretar al día siguiente. Este simple ejercicio te permitirá comenzar cada jornada sabiendo exactamente qué necesitas hacer a primera hora y quizá también te ayude a darte cuenta de que por ese día, tendrás que hacer el sacrificio de ir un poco más temprano a la oficina porque no hay manera de aplazar ciertas actividades que son vitales para el cumplimiento de los objetivos del negocio.

Por último, y para dejar algunos otros consejos para publicaciones futuras,  evita distracciones y concéntrate en la tarea actual. No te distraigas, concéntrate al 100% en una y sólo una tarea a la vez, porque de lo contrario vas a perder más tiempo en ver en qué parte te habías quedado, de lo que realmente te tomaría el terminarlo todo. Cuando logramos concentrarnos completamente por espacios continuos, tenemos periodos mucho más productivos, pero cualquier interrupción es suficiente para distraernos al instante, así que debes tratar de eliminar todas las distracciones posibles, apaga el celular, cierra el correo electrónico, el facebook y tu puerta. Cuando termines ya podrás tomarte un descanso entre una actividad y otra para relajarte.

¿De qué otra manera puedes administrar mejor tu tiempo en la oficina?

Enrique Cabellos B.

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